Τέσσερα παραδείγματα που μια μικρή επιχείρηση μπορεί πραγματικά να εφαρμόσει. Καθένα δείχνει τι αναλαμβάνει ο πράκτορας και τι εξακολουθεί να αναλαμβάνει ο άνθρωπος και τι πρέπει να προσέχετε — γιατί το ανθρώπινο μέρος είναι αναπόσπαστο κομμάτι της ροής εργασίας, όχι μια σκέψη της τελευταίας στιγμής.
Ο πράκτορας κάνει: απομαγνητοφωνεί την ηχογράφηση, συντάσσει μια σύνοψη και καταγράφει τις αποφάσεις και τα σημεία δράσης με τους υπεύθυνους τους.
Ο άνθρωπος κάνει: ελέγχει και διορθώνει ονόματα και αριθμούς, επιβεβαιώνει τα σημεία δράσης και στέλνει τις σημειώσεις.
Προσοχή: τα ονόματα, οι ημερομηνίες και τα ποσά είναι τα σημεία όπου η απομαγνητοφώνηση και η σύνοψη σφάλλουν συχνότερα — ελέγξτε τα πρώτα, πριν προχωρήσετε.
Ο πράκτορας κάνει: ταξινομεί την εισερχόμενη αλληλογραφία ανάλογα με το πόσο επείγουσα είναι, συντάσσει απαντήσεις που ταιριάζουν στο ύφος επικοινωνίας σας και επισημαίνει τα μηνύματα που αφορούν οικονομικά ζητήματα, προθεσμίες ή παράπονα.
Ο άνθρωπος κάνει: διαβάζει κάθε προσχέδιο πριν αυτό σταλεί και αναλαμβάνει ο ίδιος τη διαχείριση των μηνυμάτων που έχουν επισημανθεί.
Προσοχή: μην αφήνετε ποτέ έναν πράκτορα να στέλνει αλληλογραφία μόνος του όσο ακόμη μαθαίνετε να τον χρησιμοποιείτε. Ένα προσχέδιο είναι πρόταση· ένα απεσταλμένο email είναι δέσμευση.
Ο πράκτορας κάνει: εντοπίζει ειδήσεις και πληροφορίες για τους ανταγωνιστές σας και την αγορά και συντάσσει μια σύντομη εβδομαδιαία αναφορά με παραπομπές στις πηγές.
Ο άνθρωπος κάνει: ελέγχει δειγματοληπτικά τις πηγές κάθε ισχυρισμού που θα μπορούσε να αλλάξει μια απόφαση και απορρίπτει οτιδήποτε δεν έχει πηγή.
Προσοχή: οι συνόψεις που διατυπώνονται με αυτοπεποίθηση αλλά χωρίς πηγή είναι η συνηθέστερη μορφή αποτυχίας. Αν ένας ισχυρισμός είναι σημαντικός, επαληθεύστε τον στην πρωτογενή πηγή.
Ο πράκτορας κάνει: όταν υποβάλλεται μια φόρμα, δημιουργεί την εγγραφή του πελάτη, ειδοποιεί το αρμόδιο άτομο και καταγράφει την εκκρεμή ενέργεια παρακολούθησης.
Ο άνθρωπος κάνει: ορίζει επακριβώς τι συμβαίνει σε κάθε περίπτωση και ελέγχει εβδομαδιαίως το αρχείο καταγραφής για τυχόν ενέργειες ή δεδομένα που καταχωρίστηκαν σε λάθος σημείο.
Προσοχή: αυτό πλησιάζει περισσότερο την απλή αυτοματοποίηση παρά την άσκηση κρίσης — διατυπώστε τους κανόνες με σαφήνεια και μην το αφήνετε να χειρίζεται πληρωμές ή επιστροφές χρημάτων χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση.
Ο πράκτορας συντάσσει, ο άνθρωπος αποφασίζει, το σύστημα καταγράφει. Οι ροές εργασίας που λειτουργούν είναι εκείνες όπου το στάδιο ελέγχου από άνθρωπο είναι ενσωματωμένο πριν συμβεί οτιδήποτε εξωτερικό — όχι κάτι που προστίθεται εκ των υστέρων, μετά από ένα λάθος. Αν μια ροή εργασίας δεν περιλαμβάνει στάδιο ελέγχου, δεν είναι έτοιμη, ανεξάρτητα από τις δυνατότητες που διαφημίζει το εργαλείο.
Εκτιμήστε ειλικρινά το κόστος οποιασδήποτε από αυτές πριν δεσμευτείτε: υπολογίστε το με τον εκτιμητή κόστους → συμπεριλαμβανομένου του πραγματικού χρόνου ελέγχου σας. Αναζητήστε εργαλεία για κάθε ροή εργασίας στον κατάλογο → και χρησιμοποιήστε τη λίστα ελέγχου ετοιμότητας για πράκτορες → για να διαπιστώσετε αν μια εργασία είναι κατάλληλη για ανάθεση σε πράκτορα.